Münster (upm), 26. März 2008
Eine Pionierarbeit: Zusammen mit der Gemeinde Altenberge im Kreis Steinfurt haben Mitarbeiter des "European Research Center for Information Systems" (ERCIS) der Universität Münster mit der von ihnen entwickelten "PICTURE-Methode" alle Verwaltungsprozesse einer kommunalen Gemeindeverwaltung erfasst und beschrieben - bislang einmalig in Deutschland. Damit haben sie die Voraussetzung dafür geschaffen, Verwaltungsabläufe effizienter und kundenorientierter zu gestalten.
Viele Verwaltungen haben keine Übersicht darüber, wer bei welcher Verwaltungsdienstleistung welchen Arbeitsschritt macht, so die Forscher des ERCIS. Eine Bestandsaufnahme ist aber nötig, um eine Verwaltung für die Zukunft dienstleistungs- und somit kundenorientierter zu gestalten: Nur auf der Basis einer sorgfältig dokumentierten Aufbau- und Ablauforganisation der Verwaltung lässt sich Transparenz schaffen und lassen sich sinnvolle Reorganisationsmaßnahmen identifizieren.
Die meisten Verwaltungen sind bisher vor einer flächendeckenden Erfassung zurückgeschreckt. Eine Umfrage des ERCIS aus dem Jahr 2006 unter knapp 10.000 Kommunalverwaltungen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zeigt die Gründe auf. Häufig wurden demnach die fehlende methodische Unterstützung, das fehlende Wissen und der zu hohe Aufwand des Personals sowie ein Mangel an finanziellen Mitteln genannt.
In der Gemeinde Altenberge haben die Forscher nun erstmals alle Verwaltungsprozesse erfasst und beschrieben. Um dieses Ziel zu erreichen, kam die "PICTURE-Methode" zum Einsatz, die speziell für die Erfassung und Beschreibung von Prozessen in öffentlichen Verwaltungen entwickelt wurde.
"Die PICTURE-Methode ist leicht verständlich und daher auch für die Mitarbeiter der Verwaltungen ohne großen Schulungsaufwand bedienbar. Außerdem wird durch die anpassbaren Prozessbausteine genau das in den Prozessmodellen abgebildet, was für spätere Analysen benötigt wird. Der Aufwand für die Erstellung der Prozessmodelle wird also möglichst gering gehalten", erläutert Dr. Lars Algermissen, Leiter des Kompetenzzentrums E-Government des ERCIS.
In der Projektlaufzeit von knapp fünf Monaten wurden insgesamt 472 Verwaltungsprozesse durch 88 Interviews erfasst und mit der PICTURE-Methode beschrieben. Pro Interview wurden nicht mehr als zwei Stunden aufgewendet, inklusive Vor- und Nachbereitung. Über die Projektlaufzeit hinweg wurde angesichts der Verwaltungsgröße von etwa 50 Mitarbeitern mit fast jedem Mitarbeiter gesprochen, um alle Prozesse abdecken zu können. "Die positive Besonderheit gegenüber anderen mir bekannten Projekten besteht darin, dass die Ergebnisse erzielt werden konnten, ohne dass einer meiner Mitarbeiter mehr als einen Tag seiner Arbeitszeit für die Erfassung investieren musste", so Jochen Paus, Bürgermeister von Altenberge.
Zur Anwendung der Methode existiert ein entsprechendes Softwarewerkzeug, mit dessen Hilfe die Prozesse erfasst, visualisiert und ausgewertet werden können. Der Prozesskatalog, das PICTURE-Werkzeug sowie ein Projektbericht werden im Rahmen der jährlich vom ERCIS organisierten Tagung "MEMO - Methoden und Werkzeuge zur Verwaltungsmodernisierung" auf einem Messestand sowie im Rahmen eines Praxisvortrags vorgestellt. Darüber hinaus werden auch andere Themen - zum Beispiel die Frage, wie man durch Anwendung der PICTURE-Methode den Aufwand zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie reduzieren kann - auf der MEMO-Tagung am 4. und 5. Juni 2008 in Münster in der Historischen Reithalle des Leonardo-Campus vorgestellt.
Weitere Informationen zu "PICTURE" und zur MEMO-Tagung sind unter www.picture-methode.de beziehungsweise unter www.memo-tagung.de abrufbar.