Datenschutzerklärung für die Nutzung von "Mattermost"

Das Tool "Mattermost" soll als Kommunikationsmittel im Rahmen von Studium, Lehre, Forschung und Verwaltung dienen. Nachfolgend möchten wir Ihnen Informationen zu der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von "Mattermost" bereitstellen.

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die:

Westfälische Wilhelms-Universität Münster (WWU),
vertreten durch den Rektor, Prof. Dr. Johannes Wessels,
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-0
E-Mail: verwaltung@uni-muenster.de

2. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Nina Meyer-Pachur
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-22446
E-Mail: Datenschutz@uni-muenster.de

3. Datenverarbeitung bei der Nutzung von "Mattermost"

Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie den von der WWU zur Verfügung gestellten Dienst "Mattermost“ für die Durchführung von Chat-Kommunikation nutzen, verarbeiten und speichern wir von Ihnen folgende Daten:

1. Nutzerdaten: Accountname, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional)
2. Kommunikationsdaten

Zwecke der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen "Mattermost" als Tool für die Durchführung von Chat-Kommunikation im Rahmen von Studium, Lehre, Forschung und Verwaltung zur Verfügung stellen zu können.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das berechtigte Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Der Mattermost-Dienst verwendet Push-Notifications um Chat-Nachrichten an mobile Endgeräte weiterzuleiten. Dabei werden diese Notifications systembedingt über Notification-Server des jeweiligen Dienstanbieters geleitet und könnten von diesem eingesehen werden. Involvierte Anbieter sind 'Mattermost Inc.' (via MPNS), 'Apple Inc.' (via APNS) und 'Google LLC' (via FCM). Persönliche Daten die in diesen Notifications sichtbar sein könnten, sind die user ID (Accountname) und der Displayname (Vor- und Nachname).

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Scheidet ein*e Angehörige*r aus der WWU aus, wird der Mattermost-Account nur deaktiviert und persönlichen Daten nur teilweise entfernt. Accountname, Displayname und die ihm zugehörigen Chat-Nachrichten bleiben erhalten. Erst wenn auf keine der Chat-Nachrichten des Teilnehmers*der Teilnehmerin mehr von anderen Kommunikationspartner*innen zugegriffen werden kann, also eine Löschung keine aktiven Kommunikationsstränge mehr zerstört, werden der Account und ihm zugehörige Daten aus dem System entfernt.

Falls ein*e Teilnehmer*in beim Ausscheiden aus der WWU den expliziten Wunsch hat, dass seine*ihre Daten aus dem Chat-System entfernt werden, so ist dies möglich.

4. Ihre Rechte als Betroffene*r

Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft über Ihre von der WWU verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), ein Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) und, soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, ein Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen (Art. 77 DSGVO). Dies kann zum Beispiel bei der für die WWU zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de geschehen.